Een gesynchroniseerde map voelt als een back-up
De bestanden staan lokaal en ze staan in de cloud. Een defecte laptop is dus geen probleem, en dat klopt ook. Precies daarom leunen veel mensen en bedrijven volledig op synchronisatie zonder er verder over na te denken.
Het probleem zit niet bij hardware maar bij fouten van mensen en software. Synchronisatie zorgt ervoor dat een verandering overal doorkomt. Is die verandering een verwijdering, of een versleuteling door ransomware, dan is de schade binnen enkele minuten op alle apparaten doorgevoerd. De kopie is dan net zo kapot als het origineel.
Twee eigenschappen die een echte back-up onderscheiden
De eerste is versiebeheer. Een back-up hoort niet alleen de laatste versie te bewaren maar ook eerdere. De praktische toets is eenvoudig: kan een bestand teruggehaald worden zoals het er drie weken geleden uitzag, ook als het inmiddels vijf keer is aangepast?
De tweede is dat er een kopie bestaat die niet direct vanaf het netwerk aan te passen is. Dat is precies wat ransomware nodig heeft: bereikbare bestanden. Een kopie die alleen via een apart account of een aparte route benaderbaar is, overleeft een besmetting.
Voldoet een opzet niet aan allebei, dan is het een spiegel en geen back-up. Wat gangbare clouddiensten hierin wel en niet doen, is uitgewerkt op dataopslagnederland.nl.
De plekken waar bestanden buiten beeld staan
In de meeste organisaties staan bedrijfsgegevens op drie plekken. De server of NAS is de plek waar iedereen aan denkt en waar meestal ook een schema op zit.
De tweede is de laptop van medewerkers. Documenten die iemand snel lokaal opslaat en later vergeet terug te zetten, staan buiten elke back-up. Bij een defecte schijf of een gestolen laptop is dat het werk dat echt weg is.
De derde is een verzameling gratis clouddiensten waar nooit een besluit over is genomen. Iemand die een groot bestand moet delen kiest de weg van de minste weerstand, en die leidt naar een persoonlijk account met persoonlijke voorwaarden en een persoonlijke bewaartermijn.
De test die niemand doet
Een back-up die nooit is teruggezet is een aanname. Het komt regelmatig voor dat een schema al maanden faalt zonder dat iemand het merkt, of dat de back-up wel draait maar een map mist die er later is bijgekomen.
Zet daarom een keer per kwartaal een willekeurig bestand terug en kijk hoe lang dat duurt. Die hersteltijd is het getal dat er bij een incident toe doet, niet de omvang van de back-up.
Leg daarbij ook vast wie het herstel uitvoert als degene die het schema heeft ingericht er niet is. In kleine organisaties zit die kennis vrijwel altijd bij een persoon, en juist tijdens een storing is dat de persoon die op vakantie blijkt te zijn. Een overzicht van de opslagvormen en wat ze in de praktijk betekenen staat bij Dataopslagnederland.nl.